Công tác Kế toán vật liệu trong Công ty thương mại & sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

- Vật liệu dùng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm.
- Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh phục vụ quản lý ở các phân x-
ởng, tổ đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng và nhu cầu quản lý doanh
nghiệp
* Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia
thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài
- Nguyên vật liệu tự gia công chế biến, tự sản xuất.
- Nguyên vật liệu nhập từ nguồn khác nh nhận vốn góp liên doanh, thu
nhập trong quá trình sản xuất.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kế toán chi tiết vật liệu, nên chia vật liệu
thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Việc phân loại cần thành lập sổ danh
điểm cho từng loại vật liệu, trong đó mỗi nhóm vật liệu đợc sử dụng một ký hiệu
riêng hay tên gọi, nhãn hiệu, qui cách.
1.4.2. Đánh giá vật liệu :
Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những qui tắc nhất
định. Về nguyên tắc kế toán nhập-xuất-tồn kho vật liệu phản ánh theo giá thực tế.
1.4.2.1. Giá thực tế nhập kho: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho là giá mua
căn cứ vào các loại hoá đơn của ngời bán cộng với tất cả chi phí bỏ ra để có đợc lô
hàng đó nhập kho.
1.4.2.2. Giá thực tế xuất kho:
Giá trị nguyên vật liệu xuất kho đa vào chi phí sản xuất sản phẩm hoặc xuất
kho để nhợng bán, để sử dụng nội bộ, đợc tính theo giá thực tế đã nhập kho.
Khi xuất nguyên vật liệu kế toán xác định giá thực tế theo một trong các ph-
ơng pháp sau :
- Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Theo phơng pháp này, trớc hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân
chuyển trong kỳ theo công thức:
Trị giá mua thực tế + Trị giá mua thực tế
Đơn giá của hàng còn đầu kỳ của hàng nhập trong kỳ
5


bình =
quân Số lợng hàng + Số lợng hàng
còn đầu kỳ nhập trong kỳ
Sau đó, tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho bằng cách lấy số lợng
hàng hoá xuất kho nhân với đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ.
- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc
Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trớc thì xuất kho trớc
và lấy trị giá mua thực tế của số hàng đó để tính.
- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc.
Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trớc.
Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính.
- Tính theo phơng pháp giá thực tế đích danh.
Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của
lô hàng xuất kho để tính.
- Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phơng pháp cân đối.
1. 5. Kế toán chi tiết vật liệu :
1.5.1. Chứng từ sử dụng:
Theo chế độ chứng từ kế toán qui định, ban hành theo QĐ 1141
TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng bộ Tài chính cùng với các văn bản
qui định bổ sung, sửa đổi khác. Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng
từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các
lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau :
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy
đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập . Ngời lập chứng từ
phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác của các số liệu về nghiệp vụ
kinh tế.
Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự
thời gian do kế toán trởng qui định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp
kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan.
1.5.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu :
6


Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử
dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau :
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số d
Ngoài ra còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất, các bảng luỹ kế tổng
hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn
giản nhanh chóng và kịp thời.
1.5.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu :
Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đối
chiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán đợc tiến hành theo các
phơng thức sau:
- Phơng pháp ghi thẻ song song
Phơng pháp này đợc hạch toán ở kho và phòng kế toán theo các chỉ tiêu số lợng,
số tiền của từng thứ ( danh điểm vật t hàng hoá) .
* Ơ kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình
nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng
- Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng thứ vật liệu và lập cho từng kho sau khi
ghi đầy đủ các yếu tố ở phần trên nh tên nhãn hiệu, quy cách danh điểm, định
mức dự trữ tối đa tối thiểu, kế toán giao cho thủ kho, thẻ kho phải đợc xắp xếp
theo từng loại nhóm, thứ để tiện cho việc ghi chép, đối chiếu, quản lý.
- Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ về nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hành
kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập - xuất và ghi
số lợng vào cột thực tế của chứng từ , phát lại chứng từ cuối ngày ghi vào thẻ kho
tính ra số tồn kho và ghi ngay vào thẻ kho đó , lập phiếu giao nhận chứng từ và
chuyển những chứng từ đó cho phòng kế toán.
7


* Ơ phòng kế toán, kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật t hàng hoá để ghi
chép tình hình nhập xuất và tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng, sổ chi tiết đ-
ợc mở cho từng thứ vật liệu và mở cho từng kho.
Khi nhận đợc các chứng từ nhập-xuất vật liệu do thủ kho gửi đến, kế toán tiến
hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ . Phân
loại chứng từ và ghi vào sổ chi tiết vật liệu tính ra số tồn kho cuối ngày, cuối
tháng hay vào một thời điểm cần thiết nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối
chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu.
Mặt khác, kế toán vật liệu còn phải lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn để đối chiếu
với kế toán tổng hợp có thể khái quát bằng sơ đồ sau đây:
8



Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
+ Ưu điểm: ghi chép sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, rễ hiểu, rễ kiểm tra đối chiếu số
lợng và phát hiện các sai sót.
+ Nhợc điểm: ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng.
Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành cùng vào cuối tháng cho nên hạn chế chức năng
kiểm tra.
+ Phạm vi áp dụng: đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có chủng loại vật t
hàng hoá ít, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất không thờng xuyên,
trình độ kế toán còn hạn chế.
9
Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Sổ chi tiết
Báo cáo tổng
hợp N - X - T
N - X - T


- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
* Ơ kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày
tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng giống nh phơng
pháp ghi thẻ song song.
* Ơ phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển
để ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu của vật liệu luân chuyển trong tháng và
số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và số tiền.
Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năm và mở cho từng kho và từng ngời
chịu trách nhiệm vật chất, mỗi thứ vật t hàng hoá đợc ghi vào một dòng trong
sổ và đợc ghi một lần vào cuối tháng . Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kế
toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng
từ, xắp xếp phân loại chứng từ theo từng thứ
Cuối tháng hoặc vào thời điểm nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu
giữa sổ đối chiếu luân chuyển và số liệu trên thẻ kho.
10


Khái quát sổ đối chiếu luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
+ Ưu điểm : Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm hết do chỉ ghi một
lần vào cuối tháng.
11
Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Bảng kê xuất


+ Nhợc điểm : Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi
cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị ) việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán
chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý.
+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp khối lợng nghiệp vụ
nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do
vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
- Phơng pháp sổ số d
Đặc điểm chủ yếu của phơng pháp này là ở kho ghi chép theo chỉ tiêu số lợng,
phòng kế toán ghi chép theo chỉ tiêu số tiền.
* Ơ kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình
hình nhập - xuất và tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng giống nh ph-
ơng pháp ghi thẻ song song, đồng thời sử dụng sổ số d để cuối tháng ghi chuyển
số tồn kho của từng thứ vật liệu từ thẻ kho vào sổ số d theo chỉ tiêu số lợng.
Sổ số d do kế toán mở và đợc mở cho từng kho, đợc dùng cho cả năm để ghi số tồn
kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và số tiền, thủ kho ghi
cột số lợng, còn phòng kế toán ghi cột số tiền, sau khi ghi vào cột số lợng thủ kho
chuyển sổ số d cho phòng kế toán.
* Ơ phòng kế toán : kế toán vật liệu sử dụng bảng kê luỹ kế nhập và
bảng kê luỹ kế xuất vật liệu để ghi chép hàng ngày hoặc định kỳ tình hình nhập
xuất theo chỉ tiêu số tiền theo từng nhóm vật liệu, theo từng kho và sử dụng bảng
tổng hợp xuất tồn kho của vật liệu để phản ánh tổng số vật liệu luân chuyển trong
tháng và số tồn kho cuối tháng theo chỉ tiêu số tiền, theo từng nhóm.
Trình tự: Khi nhận đợc chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và phân
loại chứng từ theo nhóm và ghi vào bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất, cuối tháng
tổng hợp số liệu trên bảng luỹ kế nhập- xuất để ghi vào bảng tổng hợp nhâp-xuất-
tồn, mặt khác khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi đến, kế toán phải tính ra cột số
tiền theo giá hạch toán, cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng cột số tiền
trên sổ số d với bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn.
12


Khái quát phơng pháp sổ số d theo sơ đồ sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
13
Thẻ kho
Phiếu nhập
Phiếu xuất
B. kê nhập
Bảng tổng hợp
N - X - T
B. kê xuất
Sổ số dư
B. kê luỹ kế
nhập
B. kê luỹ kế
xuất



+ Ưu điểm : Giảm bớt số lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đều
trong tháng.
+ Nhợc điểm : Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không
thể biết trớc số lợng có và tình hình tăng giảm về lợng của loại vật liệu mà phải
xem số lợng trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó
khăn.
+ Phạm vi áp dụng : Phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các
nghiệp vụ kinh tế xuất nhập vật liệu diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại vật
liệu và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán để hạch
toán, yêu cầu quản lí và trình độ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao.
1.6. Kế toán tổng hợp vật liệu:
Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị
hàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh
nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay
phơng pháp kiểm kê định kỳ.
1.6.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là việc nhập, xuất vật t, hàng hoá đợc
thực hiện thờng xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào
TK nguyên vật liệu tơng ứng.
Tài khoản sử dụng :
- TK 152 Nguyên liệu, vật liệu
- TK 331 Phải trả ngời bán
Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác
nh TK 111,112, 141, 128, 222, 241 , 411, 627, 641 , 642
Trình tự kế toán vật t, hàng hoá theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên
14

Xem chi tiết: Công tác Kế toán vật liệu trong Công ty thương mại & sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải