Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Giải thích : Với tư cách là một người tổ chức cuộc họp thì bạn phải nắm rõ những
vai trò của tất cả những người tham gia. Ví dụ : Người nào đối kháng mạnh mẽ sẽ được
xếp ngồi gần với người chủ trì. Người nào mong muốn tham gia tồn bộ hay mong muốn có
ảnh hưởng lớn đối với khu vực đó trong bàn họp thì sẽ được xếp ngồi ở giữa. Người nào
hay phát biều ý kiến và nói to nhất thì xếp ngồi đối diện với người chủ trì….
VI . PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ
NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG
CUỘC HỌP
ƯU ĐIỂM : Người tham dự tự chọn chỗ ngồi riêng của họ giúp họ tự tin hơn;
khỏi cần sơ đồ sắp xếp chỗ ngồi (thuận tiện cho người tổ chức)
KHUYẾT ĐIỂM : Khó phát huy hết năng lực đóng góp ý kiến; những người
tham dự cùng một phòng ban thích ngồi gần nhau để nói chuyện về những vấn đề khi phát
sinh; gây lộn xộn trong cuộc họp.
VII . VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ
NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP
1 . Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong
Cuộc Họp
Vai trò của người thư ký trong việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp có một ảnh
hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp như việc :
• Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi
• Quyết định theo cuộc họp sắp tới thì nên chọn theo nguyên tắc sắp xếp nào là
phù hợp nhất
• Vẽ sơ đồ vị trí chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra
• Lựa chọn cho, loại bàn phù hợp với cuộc họp (chính thức hay không chính
thức)
• Dựa theo ý của chủ tọa thì nên xếp theo kiểu đối kháng, thể hiện cấp bậc,
thảo luận tự do,… để sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia
• Phải luôn chú ý đến việc là tất cả những người tham gia có thể thấy được
nhau
• Khoản cách giữa mọi người cách nhau bao nhiêu là hợp lý
Mạc Tấn Tài 5
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
• Thời gian họp là lúc nào cũng rất quan trọng đối với việc sắp xếp chỗ ngồi
(ví dụ : vào thời điểm đó trong cuộc họp nắng sẽ tạt vào phòng họp, gây sự
khó chịu đến những người tham gia, ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp.).
Giải quyết : gắn rèm để có thể giải quyết vấn đề này
• Xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự (Một số
người ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người đó cảm
thấy laic lõng và bất tiện. Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ gây
ngột ngạt, cảm giác khổ sở. Một phòng chứa đầy người thì rất ồn ào.)
• Nên xếp chủ tọa ở đâu là phù hợp (Bảng đen, khung đen, màn chiếu luôn đặt
đằng sau ghế chủ tọa, cửa chính được xếp đối diện với người chủ tọa)
• Những người tham gia có thể thấy màn hình trình bày thông tin không
2 . Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các
Cuộc Họp
Ngồi việc sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp thì thư ký cũng phải chuẩn bị
những việc sau đây:
• Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự họp
• Đặt trước địa điểm và thời gian họp (dựa vào tính chất cuộc họp để quyết
định thời gian)
• Chuẩn bị chương trình cuộc họp
• Chuẩn bị tài liệu
• Soạn thư mời và trình duyệt {thư mời phải trả lời được những câu hỏi 5W
sau đây : 1.Who (Ai triệu tập cuộc họp?), 2.What (Mục đích cuộc họp
để làm gì ?), 3.When (Cuộc họp được tổ chức khi nào ?), 4.Where
(Cuộc họp được tổ chức tại đâu ?), 5.Why (Tại sao lại tổ chức cuộc
họp ?).}
• Gửi thư mời (lưu ý việc khác múi giờ khi tổ chức các cuộc hội nghị)
• Tổ chức vệ sinh phòng họp
• Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện
• Hệ thống âm thanh (phải có người điều chỉnh, xử lý thiết bị và hỗ trợ về mặt
kỹ thuật khi cần thiết)
• Chuẩn bị nước uống
• Máy chiếu, computer, màn chiếu, máy truyền hình, giấy, bút…
Mạc Tấn Tài 6
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
• Nhắc tham gia họp
• Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp (biên bản cuộc họp phải
chính xác và rõ ràng, ngắn gọn, trình bày đúng quy định, nên ghi chép chi
tiết trong cuộc họp để chuẩn bị cho việc viết biên bản)
3 . Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp
• Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo
• Không để cuộc họp kéo dài
• Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp
• Nên hội họp đúng giờ
• Biên bản cuộc họp phải ghi cẩn thận
• Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp
• Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn
• Nhắc nhở mọi người tập trung, tuân thủ theo chương trình khi họ đi xa vấn
đề
• Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình
• Phát biểu với tất cả mọi ngưòi
• Không nói xấu nhau trong cuộc họp
• Sau cuộc họp, nên gặp mọi người trò chuyện thân mật
VIII . PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC
TRONG CUỘC HỌP
Có những tín hiệu không thể hiện bằng lời nói nhưng lại cho thấy người đó hài lòng
hoặc không hài lòng với những trao đổi đang diễn ra. Chìa khóa của việc điều khiển cuộc
họp hiệu quả nằm ở việc dự báo các vấn đề trước khi nó phát sinh. Nếu bạn biết cách diễn
giải ngôn ngữ cơ thể của những người tham gia, bạn có thể khuyến khích những hành vi
tích cực, tránh được các vấn đề phát sinh không cần thiết.
1 . Những Tín Hiệu Tiêu Cực
_ Thường xuyên xem đồng hồ
_ Nhìn ra ngồi cửa sổ
_ Ngáp liên tục
_ Tư thế bảo thủ
_ Vai còng xuống
Mạc Tấn Tài 7
Biểu hiện của sự thiếu hứng thú
Biểu hiện của thái độ không hợp tác, hoặc
là cảm giác thiếu tự tin
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
_ Tránh nhìn vào mắt người khác
_ Bàn tay nắm chặt lại
_ Đầu cúi xuống
_ Nhìn một cách hiếu chiến
_ Tay đưa lên trước mặt chỉ một cách hiếu chiến Biểu hiện thái độ phản đối (thích
tranh luận)
2 . Những Biểu Hiện Tích Cực
_ Tư thế thoải mái
_ Tay để thư giản
_ Cơ thể chồm về phía trước
_ Nhướng mày
_ Mỉm cười khuyến khích
_ Nghiên đầu về phía diễn giả
_ Tư thế tập trung, ủng hộ Biểu hiện của sự nhiệt tình
IX . XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP
Việc chọn lựa chỗ họp rất quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Đó không
chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp với nội
dung của cuộc họp. Điều này luôn đúng với tất cả các cuộc họp dù lớn hay nhỏ, chính thức
hay không chính thức.
ĐỊA ĐIỂM ƯU ĐIỂM KHUYẾT ĐIỂM
VĂN PHÒNG CỦA
MÌNH
_ Có tất cả tài liệu tham khảo
ngay trong phòng
_ Tự tin hơn, tiện lợi
_ Dễ dàng trao đổi
_ Đỡ việc di chuyển
_ Gián đoạn bởi chuông điện
thoại
_ Không gian nhỏ, hẹp
PHÒNG HỌP CỦA
CÔNG TY
_ Tránh việc phân biệt cấp
bậc trong văn phòng riêng
_ Lợi thế “sân nhà”
_ Người ngồi có thể làm
gián đoạn cuộc họp
_ Phải đăng ký phòng
Mạc Tấn Tài 8
Biểu hiện của sự giận dữ, không hài
lòng
Biểu hiện sự nhiệt tình
Biểu hiện sự quan tâm
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
_ Tự tin hơn
_ Chi phí thấp so với họp ở
ngồi
_ Tổ chức nhiều lần sẽ ảnh
hưởng đến chi phí cơ hội của
công ty
PHÒNG HỌP NGỒI
CÔNG TY
_ Có thể họp một cách bí mật
_ Không gian rộng rãi
_ Đầy đủ trang thiết bị cho
cuộc họp
_ Mang tính chuyên nghiệp
_ Chi phí cao
_ Không thấy quen thuộc
_ Không có tình trạng lợi thế
“sân nhà”
_ Tốn nhiều thời gian để
chuẩn bị, sắp xếp
X . PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI
HÌNH BÀN HỌP
1 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT
ƯU ĐIỂM : Rất thông dụng trong các công ty vì dễ dàng thuận lợi cho
việc thảo luận, chủ tọa có thể tự kiểm tra phía trước căn phòng.
KHUYẾT ĐIỂM : Bị giới hạn số người đối với kích thước của loại bàn
này, chiếm diện tích lớn trong phòng họp (gây cảm giác chật chội).
2 . BÀN HÌNH TRÒN
Mạc Tấn Tài 9
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
ƯU ĐIỂM : Tạo không khí thân mật, nhiệt tình đối với mọi người;
chiếm ít diện tích trong phòng họp (với số lượng bàn là 1 cái); thích họp cho những
buổi họp nhóm thảo luận riêng có thể là dành cho những buổi tiệc chiêu đãi; không
tạo cảm giác phân cấp bậc (khi chủ tọa không muốn phân biệt chức vụ).
KHUYẾT ĐIỂM : Khó phân biệt vị trí chủ tọa (trường hợp : chủ tọa
muốn khẳng định cấp bậc của mình trong cuộc họp); không thể chứa nhiều bàn
hình tròn trong phòng họp.
3 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL
Mạc Tấn Tài 10
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
ƯU ĐIỂM : Tạo được vị trí của người chủ tọa; trang trọng; cho phép
nhiều người ngồi hơn bàn hình chữ nhật; đối với bàn hình oval thì khó khăn trong
việc các thành viên có thể quan sát được nhau.
KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa và nhóm người
tham dự; chiếm diện tích không gian phòng họp lớn; đối với bàn hình chữ nhật hội
tụ thì khó khăn trong việc cách thành viên khó có thể quan sát nhau.
4 . BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U
ƯU ĐIỂM : Dễ dàng thấy mọi người tham gia họp; tạo được vị trí của
người chủ tọa; vì là bàn ghép hình chữ nhật và bàn hình chữ u nên tạo cảm giác
rộng rãi, thông thống.
KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa với người tham
dự; giới hạn số lượng người đối với hai kiểu bàn này; chiếm diện tích lớn trong
phòng họp.
XI . GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ
NGỒI TRONG CUỘC HỌP
Bạn nên cân nhắc nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi trước khi quyết định nên chọn
cách nào là phù hợp nhất
Mạc Tấn Tài 11
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
1 . Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Không Chính Thức Mang
Tính Nội Bộ)
Trong một cuộc họp chỉ có hai người, việc xếp chỗ cho hai người có thể tạo
nên không khí cuộc họp và ảnh hưởng đến quá trình thảo luận. Nếu bạn là người tổ
chức cuộc họp, có thể sắp xếp theo ba kiểu sau đây:
Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Hỗ Trợ”
Nếu bạn muốn thể hiện sự hỗ trợ, bạn hãy ngồi vuông góc với người kia. Điều này
giúp phá vỡ rào cản và cho phép nhìn vào mắt nhau.
Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Hợp Tác”
Nếu bạn muốn thể hiện sự hợp tác, hãy ngồi bên cạnh người kia. Cách ngồi này thể
hiện ý kiến hai người giống nhau.
Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Đối Kháng”
Nếu bạn muốn thể hiện sự đối kháng, hãy ngồi đối diện người kia. Vị trí này giúp
việc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn, tạo khoảng cách giữa bạn và người kia.
Mạc Tấn Tài 12
Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hỗ Trợ”
Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hợp Tác”
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
2 . Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc
Trong những cuộc họp lớn, cần thiết phải xác định cách sắp xếp chỗ ngồi. Khi sắp
xếp cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với hai kiểu bàn điển hình
sau:
Kiểu sắp xếp vị trí đối kháng
Khi bạn thảo luận các vấn đề hay có ý định đưa ra quyết định, hãy sắp xếp các nhóm
ngồi đối diện nhau ở hai bên của bàn hình chữ nhật như sau:
Kiểu sắp xếp vị trí “Thể Hiện Cấp Bậc”
Nếu bạn muốn thể hiện cấp bậc, hãy để người chủ trì ngồi ở đầu bàn chữ nhật, và
xếp những người khác theo thứ tự giảm dần của cấp bậc.
Mạc Tấn Tài 13
Mô Hình Minh Họa Kiểu “Đối Kháng”
Người chủ trì ngồi
giữa các thành viên
trong nhóm
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Đối Kháng”
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Kiểu sắp xếp vị trí “Thảo Luận Tự Do”
Hãy dùng bàn tròn cho những cuộc họp mong muốn diễn ra thoải mái, không quan
trọng chức vụ.
3 . Sử dụng chiến thuật sắp xếp chỗ
Mức độ quan trọng của vị trí ngồi tùy thuộc vào vị trí của người chủ trì. Sau đây là
mô hình minh họa.
Mạc Tấn Tài 14
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Thể Hiện Cấp Bậc”
Người chủ
trì ngồi ở
đầu bàn
Người kém
quan trọng
nhất ngồi xa
người chủ trì
nhất
Người
chủ trì có
thể ngồi
bất kỳ vị
trí nào
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp “Thảo Luận Tự Do”
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét