Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
CHƯƠNG 1
HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ
BÁN HÀNG
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG HTTT
1. Hệ thống thông tin
1.1. Định nghĩa hệ thống là gì ?
Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt
động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận cái vào và sản
sinh ra cái ra nhờ một quá trình chuyển đổi được tổ chức.
1.2. Các tính chất cơ bản của một hệ thống
- Tính nhất thể (tạo thành một thể thống nhất) thể hiện ở chỗ: Phạm
vi và quy mô hệ thống được xác định như một thể thống nhất và không
thể thay đổi trong những điều kiện nhất định. Khi đó, nó tạo ra đặc tính
chung để đạt mục tiêu hay chức năng hoàn toàn xác định mà từng các bộ
phận hoặc phần tử của nó đều lập thành hệ thống và mỗi hệ thống được
hình thành đều có mục tiêu (hay chức năng) khác với mục tiêu của một hệ
thống khác nó.
- Tính tổ chức có thứ bậc: Bất kỳ một hệ thống nào đều là một hệ
thống con của hệ thống lớn hơn và chính nó lại có các hệ thống con
của mình.
- Tính cấu trúc: Chính cấu trúc của hệ thống xác định đặc tính hay cơ chế
vận hành của nó và quyết định các mục tiêu mà hệ thống đạt đến. Cấu trúc
thường được xác định bởi:
Số lượng và chất lượng các phần tử và cách thức sắp xếp chúng.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
3
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
Các mối liên hệ giữa chúng.
Những đặc trưng của cấu trúc trên đây làm cho hệ thống có thể có các
mức khác nhau: Cấu trúc yếu (ít mối quan hệ, cường độ tác động yếu, dễ thay
đổi) hay cấu trúc chặt (vững chắc, rõ ràng, khó thay đổi). Nhiều hệ thống có
cấu trúc chặt thường gọi là hệ thống có cấu trúc và có khả năng mô tả nó bằng
công cụ mô hình hoá với ngữ nghĩa hoàn toàn xác định như mô hình toán học
(nên gọi là hình thức hoá được).
Sự thay đổi cấu trúc có thể dẫn đến phá vỡ hệ thống cũ và cũng có
thể tạo ra những hệ thống mới với đặc tính mới mà hệ thống cũ không
thể có được.
Cấu trúc hệ thống giới hạn những năng lực có thể có của nó. Thay đổi cấu trúc
dẫn đến những thay đổi quan trọng của hệ thống. Vì vậy, việc thay đổi cấu trúc
là quan trọng hơn việc thay đổi chức năng, nhưng khó khăn hơn.
1.3. Mục tiêu của việc nghiên cứu hệ thống
Để hiểu biết rõ hơn về hệ thống (nhất là đối với hệ thống phức tạp).
Để có thể tác động lên hệ thống một cách có hiệu quả.
Để hoàn thiện hệ thống hay thiết kế những hệ thống mới.
1.4. Định nghĩa hệ thống thông tin
- Đối với nhu cầu con người, thông tin được xem như một đối tượng
thường dùng nhất. Thông tin chỉ ra nội dung những trao đổi giữa con người
và môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người.
- Nếu có tồn tại một ý định để định nghĩa từ hệ thống thông tin thì phần
lớn các ý định đó đều mô tả:
Hệ thống thông tin là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống
dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
4
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
mình và trợ giúp ra quyết định kinh doanh. Một hệ thống quản lý được phân
thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và từ dưới chuyển lên trên
1.5. Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển sử dụng hệ thống thông tin
có hiệu quả trong một tổ chức.
2. Phát triển hệ thống thông tin
2.1. Khái niệm về phát triển hệ thống thông tin
Phát triển hệ thống thông tin (System Information Development): là
một hoạt động nhằm tạo ra một hệ thống thông tin cho một tổ chức.
2.2. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin
Một tổ chức cần có một hệ thống thông tin vì 3 lý do:
- Giúp cho tổ chức khắc phục những khó khăn trở ngại nhằm đạt được
mục tiêu của họ.
- Hệ thống thông tin giúp cho tổ chức tăng cường tiềm lực để chớp lấy
được cơ hội hay vượt qua thách thức trong tương lai.
- Do áp lực bên ngoài trong quá trình công tác làm việc.
2.3. Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt
động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình để phát triển một hệ thống
thông tin được gọi là vòng đời phát triển hệ thống
Định nghĩa vòng đời phát triển hệ thống
Vòng đời phát triển hệ thống: là một phương pháp luận cho việc phát
triển các hệ thống thông tin trong nhiều tổ chức.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
5
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
Sơ đồ mô hình vòng đời phát triển hệ thống
Khởi tạo và lập kế hoạch
+ Các chức năng hệ thống cần xây dựng.
+ Phạm vi hệ thống là gì?
+ Điều kiện ràng buộc?
+ Sau khi nghiên cứu hệ thống phải đưa ra được kế hoạch dự án cơ
bản. Kế hoạch dự án này cần được phân tích khả thi trên các mặt:
Khả thi kinh tế:
Vốn đầu tư (lấy vốn ở đâu, bao nhiêu).
Chi phí vận hành hệ thống chấp nhận được.
Thời gian hoàn thành vốn hợp lý.
Khả thi kỹ thuật:
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
6
Thời gian
Hình 1.1 Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống
Khởi tạo và lập kế
hoạch
Phân tích
Thiết kế
Triển khai
Vận hành bảo trì
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
Thiết bị có trên thị trường.
Các phần mềm dự kiến mua có bán.
Các công nghệ sử dụng đã khai thác.
Khả thi về hoạt động:
Tổ chức quản lý phù hợp.
Có thể đào tạo nguồn nhân lực cho hệ thống.
Không có vi phạm pháp luật.
Khả thi thời gian:
Thời gian phát triển hệ thống là chấp nhận được.
Xây dựng kế hoạch cơ sở phát triển hệ thống.
Phân tích
Xác định các yêu cầu cụ thể (chức năng, dịch vụ cần thực hiện và chất
lượng của nó).
Các ràng buộc lên mỗi chức năng và dịch vụ.
Các dữ liệu sử dụng.
Mô hình mô tả mối quan hệ của các yếu tố này.
Thiết kế hệ thống
Chuyển các yêu cầu về hệ thống thành các bản thiết kế để người lập trình
chuyển nó thành chương trình. Bản chất là tìm các giải pháp công nghệ cho
các vấn đề của hệ thống.
Thiết kế trải qua 2 giai đoạn:
Thiết kế logic: mô tả các giải pháp bằng các khái niệm và mối quan hệ
giữa chúng để từ đó ta thu được mô hình logic (mô hình xử lý, mô hình dữ
liệu đặc tả giao diện)
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
7
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
Thiết kế vật lý: Gắn các giải pháp với các phương tiện thực thể cụ thể để
từ đó ta thu được mô hình vật lý hệ thống: Mô hình đặc tả các đối tượng vật lý
của hệ thống như trên thực tế mà nó sẽ được xây dựng.
Triển khai
Lập chương trình và kiểm thử
Lắp đặt hệ thống, cài đặt chương trình chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ
thống mới:
Chuyển đổi dữ liệu
Làm tài liệu (hệ thống, kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng)
Đào tạo và bố trí làm việc (theo quy trình mới)
Vận hành và bảo trì
Sửa đổi các sai sót, hướng dẫn để hoạt động vận hành toàn hệ thống.
Bổ sung cải tiến một số bộ phận để đáp ứng yêu cầu sử dụng hiệu quả hệ
thống.
Bảo trì thường xuyên:
Khắc phục sự cố
Sửa đổi bổ sung: tuỳ theo mức độ cần bổ sung mà ta có thể xem là bảo trì
hay phát triển hệ thống mới.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
8
Khảo sát
Phân tích
Thiết kếXây dựng
Bảo trì và phát
triển
Cài đặt
Hình1. 2 Chu trình phát triển HTTT
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
II. HỆ THỐNG “ QUẢN LÝ BÁN HÀNG”
1. Mô tả thực trạng
Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống quản lý bán hàng em thu
nhận được một số vấn đề sau:
Công ty Cổ phần Vật tư thiết bị Văn hoá
Công ty Cổ phần vật tư thiết bị Văn Hoá đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Công ty được thành lập năm 1962. Là doanh nghiệp hoạt động kinh
doanh phục vụ cho ngành Văn hoá thông tin. Có 2 khối chính trong công việc,
khối văn phòng và khối kinh doanh.
Cơ sở vật chất liên quan:
Máy tính dùng cho khối văn phòng: có 25 chiếc.
Máy tính dùng cho khối kinh doanh: có 5 chiếc.
Số lượng cán bộ: 50 người
Ngành nghề kinh doanh:
Chuyên kinh doanh thiết bị điện tử âm thanh chuyên dùng.
Chuyên môn hoạt động:
Cung cấp trang thiết bị âm thanh chuyên dùng phục vụ cho các đoàn văn
hoá nghệ thuật biểu diễn, hoạt động thể dục thể thao, hệ thống truyền thanh
công cộng
- Hiện Công ty đang quản lý kinh doanh bán hàng bằng sổ sách, lên gây
thiệt hại rất nhiều về công sức, nhân lực, chi phí tốn kém…
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
9
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
Sơ đồ tổ chức tại công ty như sau
Công tác quản lý “Bán hàng” tại công ty thời gian trước thì công việc
quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên các giấy tờ sổ
sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức và
thiếu độ chính xác. Do đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công
sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu của công ty nói chung và quản
lý bán hàng của công ty nói riêng, nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới năng
suất, chất lượng và hiệu quả của công việc.
Mặt khác, thực tế đòi hỏi việc xử lý hàng hoá nhập - xuất (bán hàng) phải
hết sức nhanh chóng kịp thời. Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng
thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin thì xây dựng
một chương trình quản lý hệ thống “Quản lý bán hàng ” giúp cho công tác
quản lý kinh doanh là một nhu cầu cần thiết hiện nay.
2. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng
Vào cuối mỗi tháng bán hàng, quản lý bộ phận bán hàng (cửa hàng tưởng)
kiểm kê hàng hoá tại cửa hàng, lập kế hoạch bán hàng trong tháng tiếp theo,
sau đó nhập hàng hoá có khối lượng, chủng loại theo kế hoạch đã dự đoán bán
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
10

Chủ tịch hội đồng quản trị
Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc
Bộ phận
Bán hàng
Bộ phận
Văn phòng
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
trong tháng tới. Phiếu nhập kho gồm có thông tin như: Nhà cung cấp, địa chỉ,
số chứng từ, ngày tháng năm lập phiếu, người lập phiếu, tên hàng, mã hàng, số
lượng… Tất cả giá bán đều được Ban giám đốc quyết định, bảng giá bán hàng
của công ty được thay đổi giá bán theo từng năm.
Phương thức hoạt động bán hàng
Có hai hình thức bán hàng là: bán đại lý và bán lẻ. Bán đại lý và bán lẻ
chỉ khác nhau bởi giá bán, giá bán cho đại lý thấp hơn giá bán lẻ là 10% và
phân loại khách hàng theo như nếu khách đại lý có kỹ hiệu (ĐL), khách lẻ có
ký hiệu (L).
Sau khi việc nhập hàng vào kho, cửa hàng đã sẵn sàng cho công việc
bán hàng.
Khi có khách mua hàng, người bán hàng tư vấn sao cho khách hàng mua
được mặt hàng đúng với mục đích sử dụng. Cuối cùng, cửa hàng sẽ có danh
sách hàng hoá chính thức của khách hàng đó. Người bán hàng sẽ nhập vào hệ
thống bán hàng của cửa hàng gồm: lập phiếu xuất kho gồm các thông tin như:
Số chứng từ, ngày tháng năm lập phiếu, loại khách hàng, tên khách hàng, địa
chỉ, người lập phiếu, tên hàng, mã hàng, số lượng.
Khi đã có phiếu xuất kho Người bán hàng lập phiếu thanh toán, trong
phiếu thanh toán phải có đày đủ thông tin của hàng hoá và thông tin của
người mua hàng.
Phiếu bảo hành sẽ được giao cho khách hàng ngay sau khi khách hàng
thanh toán và nhận đầy đủ hàng hóa.
Sau mỗi một khách hàng thanh toán, cửa hàng phải cập nhật giá trị doanh
thu vào báo cáo doanh thu trong tháng của cửa hàng.
Vào cuối mỗi tháng, cửa hàng trưởng phải báo cáo doanh thu trong tháng
cho tổng giám đốc.
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
11
Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội
Một số biểu mẫu có liên quan
Biểu mẫu số 1: Phiếu nhập kho
Biểu mẫu số 2: Hóa đơn thanh toán
Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường
12

Xem chi tiết: Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng